「顛末書」と「始末書」の違いや意味・使い方・例文まとめ

「顛末書と始末書の違いは？」「意味が似ていて使い分けが不安」「書き方や提出の場面で失礼にならない？」──仕事のミスやトラブルが起きたとき、この2つの言葉が急に現実味を帯びて、焦って検索する方は少なくありません。

さらに、顛末書や始末書は、反省文・謝罪文・報告書・経緯書・顛末報告書といった関連語も多く、どれを選ぶべきか迷いやすいのが特徴です。テンプレートや例文を探しても、自分の状況に当てはめると「これで合ってる？」と不安が残ることもあります。

この記事では、顛末書と始末書の違いと意味を整理したうえで、英語表現、語源、類義語・対義語、言い換え、そしてすぐ使える例文まで、実務で迷わない形にまとめます。読み終えるころには、状況に合った文書を自信を持って選び、書き出せるようになります。

顛末書と始末書の違い

最初に全体像を整理します。両者は似て見えますが、目的と書き方の重心が違います。ここを押さえるだけで、提出指示が来たときに迷いが大きく減ります。

結論：顛末書と始末書の意味の違い

結論から言うと、顛末書は「何が起き、どう対応し、どう再発防止するか」を客観的にまとめる文書で、始末書は「迷惑をかけたことへの謝罪・反省」を明確に示す文書です。

どちらも「経緯（いつ・どこで・何が・なぜ）」は書きますが、顛末書は事実と対応の記録に比重があり、始末書は謝罪と再発防止の誓約に比重が寄ります。

項目	顛末書	始末書
主目的	事実関係・原因・対応・再発防止の報告	謝罪・反省・再発防止の誓い
文体の軸	客観性（時系列・事実・判断）	当事者性（謝罪・反省・誓約）
よく求められる場面	重大インシデント、調査・改善が必要な案件	規律違反、信用毀損、取引先対応が絡む案件

顛末書と始末書の使い分けの違い

使い分けは、「誰に何を伝える必要があるか」で決まります。

• 社内で事実関係を正確に共有し、再発防止策まで設計したい → 顛末書
• 規律面のけじめとして、当事者の謝罪・反省を明確に残したい → 始末書
• 取引先や顧客に対して、謝罪の姿勢と今後の対応を示したい → 始末書（または謝罪文）
• 複数部署が関わり、原因分析やプロセス改善が中心 → 顛末書

ただし、実務では「顛末書の提出」を指示しつつ、内容に反省も求める会社もあります。社内規程や上司の指示が最優先なので、文書名よりも「目的（報告か謝罪か）」を確認して整えるのが安全です。

顛末書と始末書の英語表現の違い

英語は日本語のように「顛末書」「始末書」と一語で固定されにくく、目的に合わせて言い換えるのが自然です。

• 顛末書：incident report / incident statement / report on the incident
• 始末書：written apology / letter of apology / written statement of apology

ポイントは、顛末書は「report（報告）」、始末書は「apology（謝罪）」に寄せることです。社内文化によっては、始末書相当でも “written statement” と柔らかく表現することもあります。

顛末書とは？

ここからは、それぞれの言葉を単独で深掘りします。まずは顛末書から。意味・使いどころ・語源を押さえると、文章の組み立てが一気にラクになります。

顛末書の意味や定義

顛末書（てんまつしょ）は、トラブルやミスの経緯を時系列で整理し、原因・対応・再発防止策までまとめる文書です。私は顛末書を「再発防止のための調査メモを、相手に伝わる形に整えたもの」と捉えています。

書くべき核は、次の4点です。

• 事実：いつ、どこで、誰が、何をしたか
• 原因：なぜ起きたか（直接原因・背景要因）
• 対応：発生後に何をしたか（被害拡大防止を含む）
• 再発防止：具体策（手順・チェック・教育・仕組み）

顛末書はどんな時に使用する？

顛末書が求められやすいのは、原因究明と再発防止が必要なケースです。

• 顧客対応のミスでクレームが発生し、再発防止のプロセス改善が必要
• 情報漏えい・セキュリティインシデントなど、時系列の記録が重要
• 社内の手順逸脱があり、教育・運用の見直しが必要
• 金銭・納期・品質など、影響範囲が広く関係者が多い

「軽微なミス」でも、同種のミスが続くと顛末書で整理する価値があります。再発防止の設計図として残せるからです。

顛末書の語源は？

「顛末」は、いわゆる「事の顛末」の顛末で、物事の始まりから終わりまでの一部始終を意味します。だから顛末書は、「どう始まり、どう進み、どう収束したか」を丁寧に追う文書になります。

顛末書が時系列と相性が良いのは、語の成り立ち自体が「最初から最後まで」を求めるからです。

顛末書の類義語と対義語は？

顛末書の類義語は、社内での呼び方や運用によって揺れます。意味が近いものを並べると次の通りです。

• 類義語：経緯書、経過報告書、事故報告書、報告書、インシデントレポート
• 対義語（ニュアンスの対）：計画書、予防策提案書（「起きたこと」ではなく「これから」を書く文書）

対義語は辞書的に一語で定まるものではありませんが、顛末書が「事後の記録」だとすると、対になるのは「事前の計画」や「予防の設計」を扱う文書です。

始末書とは？

次に始末書です。始末書は「謝る文書」と一括りにされがちですが、実際は“けじめ”としての役割が強く、言葉選びと構成で印象が大きく変わります。

始末書の意味を詳しく

始末書（しまつしょ）は、トラブルや不始末について当事者が謝罪し、反省と再発防止を誓う文書です。顛末書が「報告」に寄るのに対し、始末書は「謝罪と責任の表明」に寄ります。

始末書で特に大切なのは、次の3点です。

• 謝罪：迷惑をかけた相手・会社への詫び
• 反省：何が問題だったかの自覚
• 誓約：再発防止の具体策と実行の意思

始末書を使うシチュエーションは？

始末書は、規律や信頼に関わる問題で求められやすい傾向があります。

• 遅刻・無断欠勤・社内規程違反など、態度や規律が問われるケース
• 取引先対応での不適切な言動、信用毀損につながるミス
• 金銭管理や備品管理の不始末など、管理責任が問われるケース
• 社外へのお詫びが必要で、誠意を文書化したいケース

会社によっては、始末書の提出が懲戒手続きの一部として運用されることもあります。最終的な扱いは会社の規程が基準になるため、不安がある場合は人事・法務など担当部署に相談してください。

始末書の言葉の由来は？

「始末」は「始めと終わり」を指す言葉でもありますが、日常語としては「後始末」「片付け」の意味でも使われます。始末書のニュアンスには、起こした問題に対してけじめをつけ、今後きちんと始末（再発防止）するという含みがあります。

だからこそ、始末書では「申し訳ありませんでした」だけで終えず、具体的にどう改めるかが重視されます。

始末書の類語・同義語や対義語

始末書と近い文書は多く、混同が起きやすいポイントでもあります。

• 類語・同義語：反省文、謝罪文、お詫び状、詫び状（社外向け）、始末報告
• 対義語（ニュアンスの対）：表彰状、感謝状（「非を詫びる」の反対方向）

実務上は「始末書＝社内向けの謝罪・反省」「お詫び状＝社外向けの謝罪」と整理すると使い分けやすいです。

顛末書の正しい使い方を詳しく

ここでは、顛末書を“実際に書ける”状態に落とし込みます。例文と、言い換え、間違いやすい表現まで押さえれば、提出前の不安がかなり減ります。

顛末書の例文5選

以下は一般的な例文です。実際の案件では、社内の様式や提出先の指示に合わせて調整してください。

1. 本件につきまして、発生経緯と原因、ならびに対応内容を下記のとおりご報告いたします。

2. ○月○日○時頃、私の確認不足により、資料の送付先を誤り、取引先へ誤送信が発生しました。

3. 原因は、送付前の宛先確認を二重化しておらず、チェック手順が形骸化していた点にあります。

4. 発生後は直ちに取引先へ連絡し、誤送信分の削除依頼と再送手配を行い、関係部署へ共有しました。

5. 再発防止として、送付前チェックリストの導入と、上長承認を必須化し、運用状況を月次で点検します。

顛末書の言い換え可能なフレーズ

顛末書は会社によって呼び方が違うことがあります。言葉のズレで混乱しないよう、言い換えも覚えておくと便利です。

• 顛末書 → 経過報告書、事故報告書、インシデントレポート
• 顛末（事の顛末）→ 経緯、一部始終、発生から収束までの流れ
• 再発防止 → 再発防止策、恒久対策、是正措置（組織によって表現が異なる）

文書名が指定されていない場合は、提出先が慣れている呼称に合わせるのが無難です。

顛末書の正しい使い方のポイント

私が顛末書で必ず意識するのは、「読み手が次の判断をできる情報になっているか」です。そのためのポイントは次の通りです。

• 時系列を崩さない（いつ何が起きたかが一目で分かる）
• 事実と推測を分ける（「確認した事実」「考えられる要因」を混ぜない）
• 原因を一段深掘りする（個人のミスで終わらせず、仕組みの穴も見る）
• 再発防止は具体策にする（チェック追加、承認導入、教育、仕組み化など）

顛末書の間違いやすい表現

顛末書で評価を落としやすいのは、次のような表現です。

• 「たまたま」「運が悪く」など、責任が曖昧に見える言い方
• 「〜と思います」「〜かもしれません」の連発（根拠が見えない）
• 言い訳が先行し、事実や対応が薄い文章
• 再発防止が「気をつけます」だけ（具体策がない）

どうしても推測が必要な場合は、「現時点で確認できた範囲では」と前置きし、確認済みの事実を先に置くと文章が安定します。

始末書を正しく使うために

始末書は「謝罪する」だけでは足りません。誠意は、言葉よりも“改善の具体性”で伝わります。ここでは例文と注意点をセットで整理します。

始末書の例文5選

以下は一般的な社内向けの例です。社外提出の可能性がある場合は、会社のルールに従って表現を調整してください。

1. このたびは私の不注意によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

2. ○月○日の業務において、確認を怠ったまま処理を進めた結果、誤った内容で取引先へ連絡してしまいました。

3. 本件は、私の確認不足と、手順を軽視した姿勢に起因するものであり、深く反省しております。

4. 今後は、送信前のダブルチェックを徹底し、判断に迷う場合は必ず上長へ相談のうえ対応いたします。

5. 同様の不始末を二度と繰り返さぬよう、業務手順を見直し、再発防止に努めることをお誓い申し上げます。

始末書を言い換えてみると

始末書という言葉が重く感じる場合でも、文書の目的が変わるわけではありません。状況により、次のような表現が使われることがあります。

• 始末書 → 反省文、謝罪文、顛末報告（会社の呼称による）
• 不始末 → 不手際、ミス、手順逸脱（トーンを調整したいとき）
• お詫び → 謝罪、陳謝（より硬い表現）

ただし、文書名を勝手に変えるのはNGです。提出指示が「始末書」なら、タイトルや冒頭も始末書として整えるほうが安全です。

始末書を正しく使う方法

始末書で信頼回復につながりやすいのは、次の流れです。

• 謝罪（迷惑をかけた事実を先に認める）
• 事実（簡潔に、言い訳せず）
• 反省（何が問題だったかの自覚）
• 再発防止（具体的な行動）

また、社外に影響が出ている場合は、自己判断で文書を出さず、必ず会社の窓口（上司・総務・法務など）を通してください。正確な対応は公式な手順や社内規程をご確認のうえで進めるのが確実です。

始末書の間違った使い方

始末書で避けたいのは、次のようなパターンです。

• 謝罪より先に弁解を書く（読み手は「責任回避」に見えやすい）
• 被害の大きさを軽く扱う表現（「ちょっと」「少し」など）
• 再発防止が抽象的（「気をつけます」「注意します」だけ）
• 他責のニュアンスが強い（他部署・環境のせいに寄る）

まとめ：顛末書と始末書の違いと意味・使い方の例文

最後に要点をまとめます。顛末書と始末書は、似ているようで目的が違います。

• 顛末書：事実関係・原因・対応・再発防止を客観的に報告する文書
• 始末書：謝罪・反省・再発防止の誓約を当事者として示す文書

迷ったときは、「報告の文書＝顛末書」「けじめの文書＝始末書」で整理すると判断しやすくなります。とはいえ、実務は会社ごとの運用が強く影響します。正確なルールは社内規程や公式の案内をご確認ください。不安がある場合は、上司や人事・法務など担当部署、必要に応じて専門家へ相談するのが安全です。

あわせて読みたい（用語のニュアンス理解に役立つ記事）

• 「猛省」と「反省」の違い（謝罪表現の強さを整理）
• 「管理不行届」と「監督不行届」の違い（責任の置き方のヒント）
• 「概要」と「内容」の違い（報告書の書き分けに役立つ）

参考

• 顛末書と始末書の違い（弁護士解説）
• 顛末書の概要（契約・法務メディア）
• 始末書の概要（人事・労務系辞典）